Van visie tot Programma van Eisen

 

Een goed Programma van Eisen is gemaakt door en voor gebruikers en biedt inspiratie gedurende het hele ontwerp en bouwproces. Het is daarom belangrijk het programmeren van een ziekenhuis te beginnen met het samen zoeken naar de essentie van de opgave: een nieuw gebouw of vernieuwbouw, die het ziekenhuis geschikt maakt voor de toekomst. Wij helpen u bij het scherp krijgen van deze essentie om vervolgens een goede doorvertaling te kunnen maken naar het Programma van Eisen. Deze wordt zodanig verwoord, dat het prikkelt en inspireert om verder te denken dan de bestaande situatie. Goed gekozen metaforen en beelden helpen daarbij om op de toekomst gefocust te blijven, niet alleen bij de start van het project, maar gedurende de hele ontwerp- en realisatiefase.  

 

Wat kunt u van ons verwachten?

Een scherpe visie op het gebouw
Wij ondersteunen u met het scherp krijgen van uw bouwopgave: wij vertalen uw visie op de toekomstige rol van uw ziekenhuis in een visie op het gebouw. Dit werken wij uit in de capaciteiten van de afzonderlijke functies, aantal en omvang van de bijbehorende ruimten en het niveau van de technische voorzieningen. Wij letten daarbij heel sterk op de uitstraling, de betaalbaarheid en de aantrekkelijkheid van de werkomgeving.
Draagvlak
Wij vinden het belangrijk om de professionals van uw organisatie hier intensief bij te betrekken. In de eerste plaats omdat zij over veel kennis beschikken van de dagelijkse praktijk van de zorgverlening. Deze kennis is heel vaak nodig om nieuwe oplossingen te vinden die praktisch en doelmatig zijn. Daarnaast zorgt het betrekken van medewerkers ook voor draagvlak en begrip voor gekozen oplossingen.
Innovatieve contractvormen
Als er gekozen wordt voor een innovatieve contractvorm waarbij het Programma van Eisen als aanbestedingsdocument wordt gebruikt, moet het functioneel en ruimtelijk Programma aangevuld worden met een gedetailleerder technisch Programma van Eisen. Hierin worden de technische prestaties van de verschillende ruimten (licht, lucht, temperatuur, elektrische veiligheid, etc.) gespecificeerd. Bij deze contractvorm kunnen ook enkele lay-out principes in de contractvorm opgenomen worden om de overdracht van de kennis van de gebruikers naar de uitvoerende partijen te borgen.
Bij deze contractvormen moet extra aandacht besteed worden aan de communicatie tussen uw zorgprofessionals en de uitvoerende partij(en) na de afsluiting van het contract. Deze communicatie gaat vaak over programmakwesties: nieuwe, medisch-inhoudelijke ontwikkelingen, nieuwe wet- en regelgeving, etc.
Onzekerheid
Het Programma van Eisen vraagt van de gebruikers om in een vroege fase een aantal fundamentele zaken over werkwijze en ruimtegebruik te durven vastleggen, in het besef dat er in de tijd tot aan de oplevering (3 tot 4 jaar) nog veel kan veranderen. Om de onrust die dit kan veroorzaken te beperken, kan aangegeven worden op welke onderdelen men het meest onzeker is. Dit zijn vaak afdelingen die sterk afhankelijk zijn van de in te bouwen (medische) apparatuur. Voor deze afdelingen kunnen afspraken op maat worden gemaakt in de vorm van een ruimtebudget dat in een latere fase nader uitgewerkt wordt.
Demarcatie en budget
De demarcatie van het budget en de demarcatie van het Programma van Eisen moeten naadloos op elkaar aansluiten. Van het grootste belang is aan te geven welke aspecten wel en welke niet tot het domein van het Programma van Eisen horen: terrein (ontsluiting en toegang), parkeerplaatsen, terreininfrastructuur, niet medische apparatuur die is opgenomen in de vaste inrichting en overige inventaris.
De kwaliteit van het proces bepaalt de kwaliteit van het product
Om dit alles voor elkaar te krijgen is de kwaliteit van het proces cruciaal. In een goed proces zijn alle betrokkenen gecommitteerd en enthousiast, zijn ze bereid over hun eigen schaduw heen te stappen en hebben ze respect voor andere belanghebbenden. Een dergelijk proces mikt op een groot draagvlak en voldoende snelheid. Daarvoor zijn frisse werkvormen nodig om gebruikers (en eventueel ontwerpers) tot creatieve oplossingen te stimuleren. Daarnaast is een helder en zorgvuldig besluitvormings- en communicatieproces vereist.
Hoe organiseren wij het?
Wij werken vanuit de overall visie aan deelresultaten in kleine (gespecialiseerde) groepen. Deze deelresultaten (werkwijze(n), ruimten, ruimtelijke relaties en technische uitrusting) toetsen we vervolgens in grotere bijeenkomsten met alle belanghebbenden. In onze praktijk maken wij daarbij graag gebruik van technieken uit de zogenaamde ‘large group interventions’. Deze technieken helpen ons om grote groepen met uiteenlopende belangen overeenstemming te laten bereiken over de te maken keuzes in het ontwerp- en bouwproces.

Wat levert het op?

Door deze aanpak toe te passen, krijgt u een vierledig resultaat:

  1. U krijgt in de vorm van een prikkelend geformuleerde visie een kompas dat u richting geeft gedurende het gehele ontwerp- en realisatieproces.
  2. Uw medewerkers voelen zich gehoord en daarom betrokken bij het resultaat, ook als niet al hun wensen gehonoreerd konden worden.
  3. U bent gedurende het gehele proces in control als het gaat om de beoogde kwaliteit, het benodigde budget en de doorlooptijd.
  4. We zorgen voor een goed gestructureerde en gedocumenteerde besluitvorming, waardoor gedurende het gehele proces helder is wie, wat, wanneer, waarover besloten heeft en wat daarbij de argumenten waren.

Wilt u meer weten over hoe wij u kunnen ondersteunen bij maken van een goed en gedragen Programma van Eisen? Neem dan contact op met Hans Westerveld of Nicole van Riel.

Hans Westerveld
Adviseur Huisvesting Zorg
06 53 23 47 86
hws@tg.nl
Meer

Nicole van Riel
Adviseur Huisvesting en Vastgoed Zorg
06 19 29 14 80
nri@tg.nl
Meer